Zmiany w systemie kas rejestrujących

Ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. z 2019 r. poz. 675) wprowadziła z dniem 1 maja 2019 r. zmiany w systemie kas rejestrujących. Ustawa – Prawo o miarach ma charakter dostosowujący do przewidzianych zapisów w ustawie VAT.

Nowela wprowadza rozwiązania pozwalające na stosowanie do ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych kas rejestrujących przesyłających dane do centralnego systemu teleinformatycznego, zwanych dalej: „kasami online”, prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zwanego dalej „Centralnym Repozytorium Kas”.

Kasy online mają wbudowaną funkcjonalność, która umożliwi zautomatyzowany i bezpośredni przesył danych z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas. Przesyłane będą informacje o każdej transakcji zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej, ze szczegółami pozwalającymi na ustalenie wysokości podstawy opodatkowania i kwot podatku należnego, stawki podatku, rodzaju towaru (usługi), a także czasu i miejsca instalacji kasy. Przesyłane informacje będą w pełni zanonimizowane, jeżeli chodzi o dane nabywcy. Dane z kas rejestrujących będą stanowiły w praktyce elektroniczny obraz paragonów, na których nie podaje się żadnych informacji dotyczących konsumenta, oprócz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy, w przypadku gdy nabywca poda ten numer w trakcie dokonywania transakcji. Szef KAS będzie zatem gromadził dane o sprzedaży dokonywanej przy użyciu kas online przez danego podatnika, natomiast nie będzie miał żadnych informacji na temat konsumentów, nabywających dane towary lub usługi.

Przesyłanie danych z kas online będzie odbywało się w sposób ciągły i zautomatyzowany. Kasa online będzie fiskalizowana w momencie jej pierwszego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas i następnie będzie wysyłała, z określoną częstotliwością, informacje o dokonanych transakcjach. Przesył danych będzie dokonywany za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej.

Jednocześnie, ustawodawca dopuszcza stosowanie do prowadzenia ewidencji sprzedaży kasy rejestrujące dotychczas używane przez podatników, tj. kasy z elektronicznym i papierowym zapisem kopii. Podatnicy nadal będą mogli nabywać do prowadzenia ewidencji kasy rejestrujące „starego” rodzaju (kasy z papierowym zapisem kopii do 31 grudnia 2018 r., natomiast kasy z elektronicznym zapisem kopii do 31 grudnia 2022 r.). Wprowadzone rozwiązanie nie ma charakteru czasowego, gdyż założeniem jest, że kasy „starego” rodzaju będą funkcjonowały obok kas online (posiadających funkcję przesyłu danych), aż do momentu de facto ich wyeksploatowania się. W zależności od rodzaju działalności gospodarczej, do której jest używana dana kasa rejestrująca, może ona funkcjonować nawet kilka lat.

Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku, jako rozwiązania, które nie spełniają wymogów nowego systemu kas. Wycofywanie to będzie odbywało się w sposób ewolucyjny, zróżnicowany w zależności od rodzaju kasy. Kasy z papierowym zapisem kopii nie będą mogły mieć wymienianej pamięci fiskalnej. Zatem podatnik stosujący kasę rejestrującą z papierowym zapisem kopii, w której z określonej przyczyny będzie konieczna wymiana pamięci fiskalnej, będzie musiał nabyć nową kasę, z zapisem elektronicznym lub kasę online. Ograniczenie to spowodowane jest tym, że przestarzała technologia używana w kasach z papierową kopią praktycznie uniemożliwia skuteczną kontrolę rozliczeń podatkowych. Kontrola taka musi być prowadzona w oparciu o papierowe wydruki kopii paragonów, jest więc długotrwała i mało efektywna.

Docelowym systemem będzie system kas online umożliwiających przesył danych do Centralnego Repozytorium Kas w warunkach określonych niniejszą zmianą ustawy. Nowela nie przewiduje jednakże obowiązku wymiany kas rejestrujących na kasy online, poza wyjątkami dotyczącymi określonych branż.

Więcej na ten i podobne tematy w publikacji:
ePUB: Kwartalnik podatkowy 2019,  autorstwa Ryszarda Kubackiego